02 · Automatisierungen
Geschäftsprozesse, die automatisch laufen.
Die meisten Abläufe sind nicht schwierig. Sie bestehen aus vielen kleinen Übergaben: kopieren, einfügen, weiterleiten, erinnern. Genau dort setzen wir an.
NEXRAI automatisiert Geschäftsprozesse: Ein Ereignis löst einen festgelegten Ablauf aus, der Informationen zwischen deinen Systemen bewegt, bei Bedarf KI-Schritte nutzt und am Ende eine Aktion ausführt.
So funktioniert es
- 01Manual ProcessWir schauen uns an, wie die Arbeit heute wirklich läuft.
- 02MappingJeder Schritt, jede Übergabe, jede Ausnahme wird sichtbar.
- 03AutomationDer Ablauf wird als Workflow gebaut.
- 04IntegrationDeine Tools werden verbunden, nicht ersetzt.
- 05MonitoringFehler werden erkannt und gemeldet.
- 06ResultWeniger Handarbeit, gleicher Ablauf jedes Mal.
Was das System kann.
- Lead-VerarbeitungAnfragen erfassen, einordnen, weitergeben.
- CRM-PflegeKontakte und Status automatisch aktuell.
- E-Mail-WorkflowsBestätigungen, Rückfragen, Erinnerungen.
- DokumentenverarbeitungAnhänge auslesen, prüfen, ablegen.
- ReportingZahlen zusammentragen und verschicken.
- Interne FreigabenAnträge an die richtige Person.
Prozessanalyse vor der ersten Zeile.
- Ablauf aufnehmenWie die Arbeit heute wirklich läuft.
- Übergaben findenWo kopiert, gewartet und nachgefragt wird.
- Regeln klärenWas ist Standard, was ist Ausnahme.
- Ziel festlegenWas am Ende anders sein soll.
Vorher. Nachher.
- VorherRechnung kommt per E-Mail, wird abgetippt, gesucht, zugeordnet, weitergeleitet und abgelegt.
- NachherRechnung wird ausgelesen, zugeordnet, gebucht, zur Freigabe vorgelegt und archiviert.
Monitoring statt Blindflug.
- ProtokolleJeder Lauf ist nachvollziehbar.
- FehlermeldungenProbleme werden sofort gemeldet.
- WiederholungFehlgeschlagene Schritte werden erneut versucht.
- WeiterentwicklungAbläufe werden angepasst, wenn sich Prozesse ändern.
Beispiele aus dem Alltag.
Beispielhafte Workflows, keine Kundenprojekte.
- BeispielLead-FormularFormular → KI-Qualifizierung → CRM → E-Mail → Kalender → Benachrichtigung.
- BeispielE-Mail-AnhangAnhang → Auslesen → Prüfen → Datenbank → Info ans Team.
- BeispielAngebotAnfrage → Daten sammeln → Vorlage → Freigabe.
- BeispielFollow-upEreignis → Wartezeit → Nachricht.
- BeispielReportingMehrere Tools → Zusammenführen → Bericht.
- BeispielFreigabeAntrag → Regel → Zustimmung → Info.
System und Mensch, klar getrennt.
Das System übernimmt
- Daten von A nach B bringen
- Standardfälle nach festen Regeln
- Benachrichtigen, erinnern, bestätigen
Dein Team entscheidet
- Fälle, die nicht in die Regeln passen
- Freigaben bei wichtigen Schritten
- Reaktion auf gemeldete Fehler
Verbunden mit deinen Systemen.
- Website
- Formulare
- CRM
- Kalender
- Buchhaltung
- Sheets
- n8n
- APIs
- Webhooks
Häufige Fragen.
Welche Prozesse eignen sich für Automatisierung?
Abläufe, die regelmäßig wiederkehren, klaren Regeln folgen und Informationen zwischen Systemen bewegen. Zum Beispiel Anfragen ins CRM übertragen, Bestätigungen verschicken oder Dokumente auslesen.
Womit baut ihr die Automatisierungen?
Häufig mit n8n, APIs und Webhooks. Die Technologie wählen wir passend zum Prozess und zu den Systemen, die du schon nutzt.
Was passiert, wenn ein Schritt fehlschlägt?
Fehlerbehandlung gehört zum Workflow: Der Ablauf erkennt Probleme, versucht es erneut oder benachrichtigt die zuständige Person.
Müssen wir unsere Tools wechseln?
In der Regel nicht. Ziel ist, die vorhandenen Tools zu verbinden, nicht sie zu ersetzen.